Sociálna a interpersonálna komunikácia, komunikačné techniky a zručnosti, voľba komunikačných foriem.
Sociálna komunikácia – bežná komunikácia, ktorú využíva každý v sociálnych vzťahoch, rodine, v škole (neformálna podoba).
Iterpersonálna komunikácia
Je typom komunikácie, ktorá sa uskutočňuje pri priamom styku, t.j. tvárou v tvár medzi jednotlivcami alebo skupinami. Je primárnym prostriedkom manažérskej K.
Aby bol prienik, resp. pochopenie prenášanej informácie čo najväčší (pri efektívnej interpersonálnej K), musí odosielateľ aj príjemca mať rovnaké vnímanie, potrebu aktívneho počúvania, správnu voľbu verbálneho prejavu, možnosť sledovania neverbálnej K a overenie si pochopenia parafrázovaním a sumarizáciou.
Komunikačné zručnosti
Aj keď komunikačné zručnosti tvoria ucelený komplex kvalít, z metodického hľadiska ich môžeme rozdeliť na:
- expresívne – schopnosť zrozumiteľne sa vyjadrovať, pýtať sa, objasniť, vysvetliť, presvedčiť, formulovať závery a pod.
- receptívne – schopnosť vedieť pozorovať, počúvať a načúvať, schopnosť empatie.
Expresívne zručnosti vyjadrujú schopnosť zisťovať a prinášať nové informácie, orientovať ich určitým smerom, schopnosť vyjadriť ich obsah a význam. Preto sú závislé aj od jazykovej vybavenosti manažéra, od jeho vyjadrovacích schopností.
Medzi expresívne zručnosti môžeme zaradiť:
- pýtanie sa,
- opisovanie,
- vysvetľovanie,
- prijímanie záverov.
Receptívne zručnosti vyjadrujú schopnosť alebo pripravenosť prijímateľov vnímať druhú osobu.
Spočívajú v schopnosti „naladiť sa“ na príjem informácií bez ich predbežného hodnotenia, čo umožňuje priamo komunikovať a vzájomne sa rešpektovať. Pomáhajú manažérovi adekvátne vnímať prejavy interného a externého prostredia, umožňujú mu prijímať informácie a pochopiť ich súvislosti.
Medzi najčastejšie spomínané receptívne zručnosti patria najmä:
pozorovanie,
načúvanie,
empatia.
Nástroje komunikácie
Identifikácia komunikačných prostriedkov je závislá od komunikačných potrieb a požiadaviek účastníkov vnútropodnikovej komunikácie.
Komunikačné potreby – môžeme definovať ako uvedomelý nedostatok informácií, resp. komunikačných kontaktov v rámci spoločenských väzieb.
Komunikačné požiadavky – majú úzku väzbu na komunikačné potreby. Môžeme ich definovať ako súbor informačných požiadaviek sformulovaných účastníkmi komunikácie.
Pri výbere vhodných komunikačných nástrojov sa uplatňujú tieto kritériá:
potrebná prenosová rýchlosť informácií s požiadavkou na aktuálnosť,
finančná náročnosť prenosu a dostupnosť,
potrebné zručnosti na využívanie komunikačného nástroja,
kvantita a forma výstupu informácií za použitia jednotlivých nástrojov,
miera spoľahlivosti a hodnota komunikovanej informácie,
možnosť interakcie, účel a cieľ komunikácie.
Zároveň je potrebné zohľadniť aj štádium vývoja, v akom sa organizácia nachádza, jej veľkosť, počet zam-cov, organizačnú kultúru a charakter zmien prebiehajúcich v organizácii.
dostupnosť – komunikačný nástroj by mal sprístupniť informácie všetkých účastníkov komunikačného procesu, ktorí majú právo oboznámiť sa s ich obsahom a sú im určené.
rýchlosť – komunikačný nástroj by mal poskytnúť informácie v čase ich reálnej potreby (ani príliš skoro, ani príliš neskoro). Keďže chýbajúca informácia môže spôsobiť veľké problémy s vážnymi následkami, vznikajú systémy, ktoré zodpovedajú požiadavkám na rýchlosť a dostupnosť a poskytujú informácie v reálnom čase online. Zrýchliť komunikáciu je možné aj použitým neformálnych kom. kanálov, ale na zaistenie dôveryhodnosti je nutné správu odoslať dodatočne aj prostredníctvom formálnych kanálov.
účel – cieľ komunikácie úzko determinuje výber komunikačného nástroja a taktiež aj vhodný komunikačný kanál,
náklady – komunikačný nástroj by mal byť z hospodárskeho hľadiska vyvážený s ohľadom na prenosovú rýchlosť a zároveň na efektívnosť. Pri jeho výbere záleží na kritériách, ktoré sú zvolené.
zručnosti účastníkov komunikácie sú tiež dôležitým faktorom pri výbere komunikačných nástrojov a zároveň schopnosti účastníkov komunikácie pochopiť informácie.
pre zlepšenie komunikačnej klímy v organizácii je vhodné meniť komunikačné nástroje podľa potreby, neustále vyhodnocovať a rešpektovať pripomienky, názory a postoje zam-cov.